DIGITALIZACIÓN NOTARIAL

La Superintendencia de Notariado y Registro informó a toda la ciudadanía de una buena nueva que desde hace mucho los ciudadanos de este país estábamos esperando. Este ente de control nos informó en sus portales electrónicos que las notarías por fin se digitalizarán. Así, la mayoría de sus trámites se podrán realizar por medios electrónicos.

La Superintendencia indicó que las 908 notarías ubicadas en todo el país, darán un gran paso a la digitalización lo cual es acorde a los avances tecnológicos exigidos por la sociedad y por las situaciones vividas. Esta nueva etapa mejorará la calidad del servicio que prestan, muchos de sus trámites podrán ser realizados de manera electrónica, sin necesidad de dirigirse a sus instalaciones físicas, lo que conlleva a la descongestión de los puntos físicos y a la terminación de las engorrosas filas.

El Presidente de la República de Colombia contempló este avance en el Plan Nacional de Desarrollo y de acuerdo a la Política de Gobierno Digital, en el marco del proyecto llamado “Digitalización Notarial” que busca mejorar la prestación de este servicio. Los lineamientos con los que se organizará el proyecto, entre los cuales está que la Superintendencia de Notariado y Registro (SNR) será la encargada de liderar el proyecto, establecen que este proyecto estará estructurado para ser desplegado a través de fases o etapas, las cuales permitirán una implementación gradual y óptima de todos los aspectos técnicos, jurídicos y tecnológicos. El proyecto cuenta con el aval y acompañamiento del Ministerio de Justicia y del Derecho, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y de la Consejería para Asuntos Económicos y Transformación Digital.

El Gobierno Nacional a través de diversas Directivas Presidenciales, CONPES y Planes Nacionales de Desarrollo, ha fomentado la transformación digital e inteligencia artificial, teniendo como fin esencial del Estado garantizar el acceso eficaz de los usuarios a la administración pública. De tal forma que se permita la automatización y digitalización de los trámites y la eficiente gestión de la información. De igual manera, ha incorporado como objetivo su promoción a través de la implementación e integración de los servicios ciudadanos digitales, carpeta ciudadana, autenticación electrónica e interoperabilidad de los sistemas del Estado.

El proyecto de Digitalización Notarial busca que se puedan realizar trámites como la celebración de matrimonios, testamentos y otorgamiento de escrituras públicas, mediante medios electrónicos.

Acorde con lo anterior, el Gobierno Nacional determinó, mediante el Decreto 2106 del 22 de noviembre de 2019, que “los notarios podrán adelantar las actuaciones notariales a través de medios electrónicos, garantizando las condiciones de seguridad, interoperabilidad, integridad y accesibilidad necesarias”. Para poder iniciar con la ejecución del proyecto la Superintendencia de Notariado y Registro expedirá las directrices necesarias para la correcta prestación del servicio público notarial a través de medios electrónicos, que garantizará que se cumpla la finalidad del proyecto y sus principios base: Accesibilidad, Disponibilidad, Fiabilidad, Interoperabilidad e integridad, dando cumplimiento a lo establecido en mencionado Decreto.

El mismo Decreto nos indica en el artículo 18 que “las escrituras se extenderán por medios físicos, digitales o electrónicos, en caracteres claros y procurando su mayor seguridad y garantizando su perduración”. A su vez establece que las escrituras se ejecutarán en “forma continua y sin dejar espacios libres o en blanco, escribiendo en todos los renglones o llenando los vacíos con rayas u otros trazos que impidan su posterior utilización. No se dejarán claros o espacios vacíos ni aún para separar las distintas partes o cláusulas del instrumento, ni se usarán en los nombres abreviaturas o iniciales que puedan dar lugar a confusión”.

“La escritura pública podrá realizarse en documento físico o electrónico, siempre que se garantice la autenticidad, disponibilidad e integridad del documento.”

Para ello, los usuarios deberán tener su firma inscrita en registro electrónico, proceso que también hace parte de este proyecto. Indican que, la firma digital o electrónica tendrá los mismos efectos que la firma autógrafa para la autorización y otorgamiento de escrituras públicas.

Así mismo, la Superintendencia de Notariado y Registro creará un repositorio notarial donde reposaran copias de cada uno de los archivos de los despachos notariales, así como todos los documentos generados con ocasión de la prestación de sus servicios. También, se digitalizarán los archivos físicos, todo esto para garantizar la autenticidad, confiabilidad, integridad, usabilidad e interoperabilidad de los documentos.

El repositorio producirá consigo múltiples beneficios, toda vez que mitigará el riesgo de pérdida de protocolos notariales, generará reporte de operaciones notariales en línea, y permitirá visitas virtuales, que implican reducción de costos por desplazamientos y garantiza el cumplimiento del Decreto 2106 de 2019.

El Consejero Presidencial para Asuntos Económicos y Transformación Digital, Víctor Muñoz, señala que la necesidad de la digitalización notarial residía en el ciudadano, para que él pueda hacer los trámites desde su hogar, de modo sencillo y que pueda tener trazabilidad de sus gestiones. Así mismo, indicó que la transformación digital no es comprar tecnología, sino que consiste en automatizar procesos garantizando un buen servicio y una buena usabilidad para el ciudadano.

Se espera que este proyecto marque la ruta hacia la digitalización de muchos otros trámites, que pueda cumplir con las expectativas propuestas y se logre una verdadera optimización de los recursos.

Autora: Mayra Escorcia González

Abogada

Castro Nieto Abogados