¿QUÉ EMPRESAS DEBEN ADOPTAR EL RÉGIMEN DE MEDIDAS MÍNIMAS? – SAGRILAFT

El régimen de medidas mínimas contiene las obligaciones que deben adoptar las siguientes empresas:

• Agentes Inmobiliarios,

• Prestación de servicios jurídicos,

• Prestación de servicios contables,

• Sector de construcción de edificios y obras de ingeniería civil,

• Servicios virtuales,

• Comercialización de metales preciosos y piedras preciosas

Siempre que hayan tenido ingresos totales iguales o superiores a 30.000 SMLMV. El régimen de medidas mínimas es una obligación legal, que debe cumplirse a más tardar el 31 de mayo del año siguiente, por parte de todo representante legal, para los riesgos de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de Armas de Destrucción Masiva según la Circular 100-000016 de 2020. Es muy importante que frente a la autoridad, cada empresa obligada reporte cuanto antes, en el SIREL a su representante legal, para evitar una multa y acreditar el cumplimiento del régimen. Pero adicionalmente el régimen de medidas mínimas comporta, para los administradores de una empresa, hacer lo siguiente:

• La empresa debe realizar un análisis de sus riesgos con la finalidad de identificar cuáles son las señales de alerta de su sector.

• La empresa debe elaborar un manual que contenga las reglas en materia de: (i) Investigación de la contraparte y su beneficiario real (ii) Operaciones sospechosas.

• A partir del momento en que haga parte del régimen de medidas mínimas, la empresa debe realizar la consulta en Listas Vinculantes de sus clientes, proveedores, empleados, administradores (Las Listas Vinculantes son conocidas como “Lista Clinton” en el lenguaje coloquial) y sobre todo: documentar que para cada caso se hizo la consulta.

• La empresa debe conservar los registros y documentos de soporte en caso de que la Autoridad lo requiera.

• La empresa debe comunicar en sus medios de difusión (ej: Página web, instalaciones) las “medidas mínimas” adoptadas esto es una responsabilidad del representante legal cuya prueba se puede pedir en cualquier momento.

• La empresa debe documentar la realización de capacitaciones al menos una vez al año a todos sus emplados.

Como se indicó previamente las anteriores son “medidas mínimas” la lista, realizada previamente, no es enunciativa, ni opcional, corresponde a cada administrador responsable documentar su cumplimiento en aras a evitar sanciones por parte de las Autoridades.  ¿Necesitas orientaciones para adoptar el régimen de medidas mínimas? Comunícate con el abogado líder en Régimen de Medidas Mínimas por WhatsApp: 3176913615 Autor  Grace Manjarrés González Abogada - Socia