RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES EN LA RAMA EJECUTIVA DEL PODER PÚBLICO (LEY 2052 DE 2020)

En la referida Ley, se le impone la obligación a las Entidades territoriales de automatizar y digitalizar la gestión interna de los trámites que se iniciaren con posterioridad a su promulgación, todo, con el fin de facilitar, agilizar y garantizar el acceso al ejercicio de los derechos de las personas, el cumplimiento de sus obligaciones, combatir la corrupción y fomentar la competitividad.

• ¿Quiénes se encuentran obligados a realizar la racionalización de los trámites?

Toda la Rama Ejecutiva a nivel nacional y territorial, como también los particulares que cumplan funciones públicas.

• ¿Cada cuánto deben realizar la racionalización de los trámites?

Las entidades obligadas deberán revisar cada seis (6) meses, que los trámites cumplan con los lineamientos y criterios de la materia.

• ¿Cómo se van a manejar los trámites?

A partir de la entrada en vigencia de la Ley, los ciudadanos deberán realizar todos los trámites completamente en línea. Para los trámites que estuvieran en curso antes de la promulgación de la referida Ley y que no pudieran realizarse totalmente en línea, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones determinará los plazos y condiciones para su desarrollo.

• ¿El cambio en el manejo de los trámites, implica un nuevo gasto para los usuarios?

Es importante señalar qué si bien a las entidades les puede suponer un esfuerzo adicional realizar la digitalización y racionalización de los trámites, no podrán incrementar tarifas o establecer cobros adicionales a los trámites respectivos.

• ¿Qué implica el manejo de trámites de manera virtual?

Además de la digitalización y racionalización de los trámites que adelanten los ciudadanos ante las entidades nacionales, territoriales, o particulares con funciones públicas, las referidas entidades deberán implementar los Servicios Ciudadanos Digitales, en los términos que señale el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones.

Para ello, los sujetos obligados deberán crear, diseñar o adecuar los mecanismos técnicos que permitan la vinculación al servicio de carpetas ciudadanas digitales, y, asimismo, garantizar el acceso de manera segura, confiable y actualizada al conjunto de los datos de las personas relacionadas con el Estado.

• ¿En qué consiste la carpeta ciudadana digital?

Es la creación por parte de las entidades obligadas, de una carpeta que cuente con los datos de las personas o entidades del estado de manera digital. A dicha carpeta podrán tener acceso los prestadores de servicios ciudadanos digitales, siempre y cuando cuenten con autorización previa de los titulares de dichos datos.

Dicha carpeta deberá cumplir con todos los requisitos de seguridad de la información y protección de datos personales.

• ¿Qué pasa con los trámites de consulta de acceso a información pública sobre los cuales se debía pagar alguna tarifa asociada?

Los trámites que incluían una tarifa asociada para la consulta de acceso a información pública, establecidos o reglamentados con anterioridad a la expedición de la ley de transparencia y acceso a la información pública, deben ser gratuitos de manera inmediata, salvo, que se traten de información con carácter especial, asociada al régimen mercantil, laboral, profesional y de seguridad social.

• ¿Cómo se llevará acabo la revisión de los trámites?

La referida Ley establece la necesidad de priorizar la revisión de trámites, procesos y procedimientos que deben ser racionalizados, en los cuales se debe tener en cuenta los principios de la función administrativa, a saber: igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

Por ello, su propósito es, entre otros, evaluar posibles reformas que permitan: i) Eliminar la asimetría regulatoria en los trámites, procesos y procedimientos, que generen tratos diferenciados con los administrados; ii) mayor transparencia y economía en los trámites y iii) reducir espacios a la subjetividad, previendo la adopción de guías públicas o lineamientos objetivos para la toma de decisiones imparciales frente a conceptos y aprobaciones derivados de los trámites, procesos y procedimientos.

• ¿Cómo se adelantará la racionalización de las licencias, autorizaciones o permisos?

Los sujetos de la Rama Ejecutiva a nivel nacional y territorial, como también los particulares que cumplan funciones públicas, que otorguen licencias, autorizaciones, registros, notificaciones y/o permisos, con el fin de autorizar a personas naturales o jurídicas para producir, comercializar, comunicar, importar, exportar, envasar, procesar, semi-elaborar y/o expender un producto o bien, procurarán adoptar esquemas de vigencia indefinida para las licencias, registros, notificaciones y/o permisos.

Esperemos que la implementación de Ley 2052 de 2020, permita la agilización de los trámites que se adelantan ante las entidades pertenecientes a la Rama Ejecutiva del poder público y ante los particulares que ejercen funciones públicas, y que sirva como pauta para la digitalización de todos los procedimientos administrativos en el país.

La ley 2052 de 2020, surge a partir de la necesidad que tenemos los colombianos de adelantar los trámites ante las entidades públicas, de manera virtual. Esa necesidad se hizo más evidente con la contingencia ocasionada por la Pandemia de COVID-19, la cual, nos obligó a trabajar desde casa y nos impidió la ejecución de trámites de manera presencial, retrasando muchos procesos.  

En la referida Ley, se le impone la obligación a las Entidades territoriales de automatizar y digitalizar la gestión interna de los trámites que se iniciaren con posterioridad a su promulgación, todo, con el fin de facilitar, agilizar y garantizar el acceso al ejercicio de los derechos de las personas, el cumplimiento de sus obligaciones, combatir la corrupción y fomentar la competitividad.

• ¿Quiénes se encuentran obligados a realizar la racionalización de los trámites?

Toda la Rama Ejecutiva a nivel nacional y territorial, como también los particulares que cumplan funciones públicas.

• ¿Cada cuánto deben realizar la racionalización de los trámites?

Las entidades obligadas deberán revisar cada seis (6) meses, que los trámites cumplan con los lineamientos y criterios de la materia.

• ¿Cómo se van a manejar los trámites?

A partir de la entrada en vigencia de la Ley, los ciudadanos deberán realizar todos los trámites completamente en línea. Para los trámites que estuvieran en curso antes de la promulgación de la referida Ley y que no pudieran realizarse totalmente en línea, el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones determinará los plazos y condiciones para su desarrollo.

• ¿El cambio en el manejo de los trámites, implica un nuevo gasto para los usuarios?

Es importante señalar qué si bien a las entidades les puede suponer un esfuerzo adicional realizar la digitalización y racionalización de los trámites, no podrán incrementar tarifas o establecer cobros adicionales a los trámites respectivos.

• ¿Qué implica el manejo de trámites de manera virtual?

Además de la digitalización y racionalización de los trámites que adelanten los ciudadanos ante las entidades nacionales, territoriales, o particulares con funciones públicas, las referidas entidades deberán implementar los Servicios Ciudadanos Digitales, en los términos que señale el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Telecomunicaciones.

Para ello, los sujetos obligados deberán crear, diseñar o adecuar los mecanismos técnicos que permitan la vinculación al servicio de carpetas ciudadanas digitales, y, asimismo, garantizar el acceso de manera segura, confiable y actualizada al conjunto de los datos de las personas relacionadas con el Estado.

• ¿En qué consiste la carpeta ciudadana digital?

Es la creación por parte de las entidades obligadas, de una carpeta que cuente con los datos de las personas o entidades del estado de manera digital. A dicha carpeta podrán tener acceso los prestadores de servicios ciudadanos digitales, siempre y cuando cuenten con autorización previa de los titulares de dichos datos.

Dicha carpeta deberá cumplir con todos los requisitos de seguridad de la información y protección de datos personales.

• ¿Qué pasa con los trámites de consulta de acceso a información pública sobre los cuales se debía pagar alguna tarifa asociada?

Los trámites que incluían una tarifa asociada para la consulta de acceso a información pública, establecidos o reglamentados con anterioridad a la expedición de la ley de transparencia y acceso a la información pública, deben ser gratuitos de manera inmediata, salvo, que se traten de información con carácter especial, asociada al régimen mercantil, laboral, profesional y de seguridad social.

• ¿Cómo se llevará acabo la revisión de los trámites?

La referida Ley establece la necesidad de priorizar la revisión de trámites, procesos y procedimientos que deben ser racionalizados, en los cuales se debe tener en cuenta los principios de la función administrativa, a saber: igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad.

Por ello, su propósito es, entre otros, evaluar posibles reformas que permitan: i) Eliminar la asimetría regulatoria en los trámites, procesos y procedimientos, que generen tratos diferenciados con los administrados; ii) mayor transparencia y economía en los trámites y iii) reducir espacios a la subjetividad, previendo la adopción de guías públicas o lineamientos objetivos para la toma de decisiones imparciales frente a conceptos y aprobaciones derivados de los trámites, procesos y procedimientos.

• ¿Cómo se adelantará la racionalización de las licencias, autorizaciones o permisos?

Los sujetos de la Rama Ejecutiva a nivel nacional y territorial, como también los particulares que cumplan funciones públicas, que otorguen licencias, autorizaciones, registros, notificaciones y/o permisos, con el fin de autorizar a personas naturales o jurídicas para producir, comercializar, comunicar, importar, exportar, envasar, procesar, semi-elaborar y/o expender un producto o bien, procurarán adoptar esquemas de vigencia indefinida para las licencias, registros, notificaciones y/o permisos.

Esperemos que la implementación de Ley 2052 de 2020, permita la agilización de los trámites que se adelantan ante las entidades pertenecientes a la Rama Ejecutiva del poder público y ante los particulares que ejercen funciones públicas, y que sirva como pauta para la digitalización de todos los procedimientos administrativos en el país.